MPV-sivusto Sivukartta
Toiminnan kehittäminen

Matti Vuori

Suunnitteluprojektin laatutekijöitä

Tämä teksti listaa suunnitteluprojektien laatutekijöitä tiiviissä, muistilistanomaisessa muodossa. Tekstiä voidaan käyttää projektitoiminnan kehittämisen välineenä ja koulutuksessa. Lista on yleinen ja sopii kaikenlaiseen suunnitteluun.

Tavoitteet

• Selkeät tavoitteet
• Yhteinen visio
• Tavoitteiden täyttymisen osoittaminen mahdollista
• Asiakasnäkökulma näkyy jo tavoitteenasettelussa
• Kohteen määrittely konkreettisesti. Mieluummin ”uuden kärkituotteen kehittäminen” kuin ”tuotteiston kehittäminen”

Prosessi

• Prosessi on ”läpinäkyvä” - eli näkyvä!
• Selvä kaikille - yksinkertainen, selkokielinen, suoraviivainen
• Iteroiva prosessi
• Selvää kaikille, missä vaiheessa ollaan ja miten homma jatkuu
• Systemaattisuus
• Luovat ja analyyttiset tai testaavat vaiheet erotettu toisistaan
• Sopivan pienet vaiheet mahdollistavat tehokkuuden ja seurannan
• Osaprojektien selkeä määrittely
• Simultaaninen työ eri osa-alueilla (esimerkiksi tietoliikenne ja käyttöliittymät)

Aikataulu

• Realistisuus
• Selvät deadlinet eri tuotoksille
• Myöhästymiset kuriin heti - muuten homma karkaa käsistä
• Kriittisen polun hallinta
• Ei luppoaikoja - muuten väki kyllästyy ja varataan toisiin projekteihin, jotka ovat isommalla prioriteetilla

Kokoukset

• Asioiden valmistelu ennen kokouksia. Ryhmätyönä vain ryhmätyön edellyttämiä asioita (posti kulkee!)
• Ei turhia kokouksia - yksi kokous on helposti menetetty työpäivä kaikille, vaikka asia olisi joidenkin osapuolten kahdenvälinen
• Kokouksilla tavoitteiden mukainen käsikirjoitus - ei aina samalla kaavalla
• Menetelmien käyttö (esimerkiksi aivoriihitekniikat)

Yhteistyö ja tiedotus

• Toimijat edustavat eri näkökulmia
• Asiakkaan osallistuminen
• Prosessi yhdistää kaikki toimijat
• Yhteiset mallit, joiden kautta asiaa käsitellään (tuote- ja projektimallit)
• Edustuksellisuuden sijaan osaamis- ja roolinäkökulma. Roolit tehdään heti selviksi
• Aktiivinen tiedotus projektista ulospäin
• Tulosten välitön siirtäminen muuhun organisaatioon
• Intranet/extranet-viestintä ja seuranta

Johtaminen

• Projektilla on omistaja, joka hyödyntää tuloksia
• Päätöksenteon edellytykset kunnossa
• Johtoryhmän pysyminen roolissaan - se ei ole suunnittelija
• Pätevä projektipäällikkö - johtamistaidot ja substanssin koordinointi
• Konsensushakuisuus
• Aktivointi, osallistaminen
• Riskienhallinta
• Poikkeamien ja ongelmien välitön hallinta
• Jämäkkä alihankintojen hallinta
• Seurantajärjestelmien luominen ja käyttö

Tietopohjaisuus ja tietojen hallinta

• Lähtötietojen hankintaan panostaminen
• Monia näkökulmia (vrt. tasapainoinen mittaristo) ja monikriteerinen vertailu
• Dokumentointi - päätösten jäljitettävyys

Sudenkuoppia

• Hihasta vedetty, kritiikitön lopputuleman määrittely
  • Ei suunnittelua
  • Ei testausta
  • Ei vaihtoehtoja
• Puuttuva asiakasnäkökulma
• Itseriittoinen teknologianäkökulma
  • Hype!
  • Epärealistisuus
• Aikataulut
• Testausvaiheet jätetään pois
• Avainhenkilöiden resurssit ja vaihtuminen
• Prosessi ei sovi tuotetyypille tai sen vaatimustasolle
• Todella pätevät projektipäälliköt kiven alla
• Suunnittelu tämän päivän tai eilisen ongelmiin - ei lähitulevaisuuden muutoksiin
• Projektia ei uskalleta keskeyttää, vaikka tulos ei olisikaan oikeasti hyödynnettävä