MPV-sivusto Sivukartta
Asiantuntijaorganisaation osaamistiimin perustaminen – periaatteet ja prosessi

Matti Vuori

Asiantuntijaorganisaation osaamistiimin perustaminen - menettelytapoja prosessin eri vaiheisiin

Tämä kalvosarjamainen artikkeli esittelee "kättä pidempää" tiimittämisprosessin eri vaiheisiin. Tiimien ja tiimien luomisen perusperiaatteet ja erään tiimittämisprosessin tärkeimmät elementit on kuvattu toisessa dokumentissa.

Osaamisen tunnistaminen aivoriihitekniikalla

• Luetteloidaan asiakaslähtöiset tutkimus- ja palvelukohteet, esimerkiksi. Toimintaprosessien kehittäminen. Tuotetestaus. Tuotteiden turvallisuusanalyysit. Tuotekehitysprosessien kehittäminen. Työympäristön turvallisuusanalyysit. Työjärjestelmän riskien arviointi
• Tarvittava osaaminen tunnistetaan seinätaulutekniikalla. Näistä otsikot. Alle lisätään hiljaisessa aivoriihessä tarvittava osaaminen
• Toisella kierroksella merkitään olemassaoleva osaaminen. Kukin jäsen merkitsee nimikirjaimillaan, mitä osaa kunkin osaamisen viereen
• Yhteisen osaamisen ja kriittisten osaamistarpeiden tunnistaminen. Eri alueiden osaamiset kirjataan tiimin osaamisluetteloon, ja taulukko, johon ruksataan kunkin jäsenen saaminen. Tunnistetaan yhteinen osaaminen ja merkitään ne alueet. Tunnistetaan yhden tai muutaman henkilön varassa oleva erikoisosaaminen. Tarkistetaan, että luettelossa ovat kaikki strategisesti tärkeät osaamiset
• Mielenkiinnon ja motivaation alueet merkitään myös henkilöittäin

Pääosaamisalueiden tunnistaminen

 Tarkastele toiminta-ajatuksen eri elementtejä

• Asiakkaat ja heidän toimintansa
• Kehittämisen kohde
• Mitä niissä kehitetään
• Toimintaympäristö
• Julkisen vallan ja muut yleiset vaatimukset
• => Joukko osaamisalueita
• Nopea esimerkki tuotekehityksen riskienhallinnan kehittämisestä:
• => Tuotekehitys - ajattelu- ja toimintamallit
• => Keskeisten asiakasryhmien tapa toimia
• => Riskienhallinnan perus-ajattelumallit
• => Riskien tunnistaminen
• => Organisaation kehittäminen
• => Aihepiirin kokonaisuuden taso ja uusin tutkimus ja kehitys

Fläppi tarvittavan osaamisen tunnistamiseen

• Osaamisalue:

• Tavoitetaso:

• Tätä ihmisten pitää osata:

(Avainsanat: Olla perehtynyt X:ään, olla koulutettu X:ään, olla kokemusta X:stä, seurata X:ää, tuntea X...)

Osaamisen profilointi

Osaamistaulukko (PDF) kokoaa tiimin osaamisen. Vasempaan reunaan kootaan tiimissä tarvittava osaaminen (sekä ydin- että tukiosaaminen) ja jäsenet listataan sarakkeisiin. Taulukko täytetään henkilökohtaisesti - siihen menee vain minuutteja, jos henkilöstö on asian tasalla. Tarkkuus ei ole absoluuttista: olennaista on vain nostaa yhteinen asia pöydälle tällaista välinettä käyttäen.

Olennaista on oikean reunan tulos: onko riittävää osaamispohjaa, että kuviteltu toiminta-ajatus kantaa? Toinen tärkeä tulos on itsetutkiskelu ja osaamisen avoin esittely - jos sitä ei ole aiemmin tehty, tässä on lähtölaukaus.

Tärkeää on esitellä tulokset neutraalisti ja antaa tiimin tehdä yhteiset johtopäätökset.

Ulkoisten vaatimusten määrittely

Käsitellään keskustellen:

• Oman organisaation asettamat vaatimukset: Mitä tiimiltä edellytetään? Mitä siltä toivotaan?
• Mitä strategisia kulmakiviä ja osaamista sen pitäisi ylläpitää?

Vision luominen

Tarpeet

• Millaisia ovat tärkeimmät uudet asiakkaiden tutkimus- ja konsultointitarpeet viiden vuoden kuluttua?
• Mitkä ovat hypoteesin mukaisen toiminnan tärkeimmät elementit tulevina vuosina?
• Omat toiveet: Kukin jäsen kirjoittaa paperille näkemyksensä ihannetiimistään viiden vuoden päässä.
• Mukaan seuraavat elementit: Mitä tiimi tekee? Millainen asema sillä on organisaatiossa ja koko toimintakentässään? Kansallinen toiminta? Kansainvälinen toiminta? Miten se toimii? - sisäiset toimintaprosessit? Tiimin ihmissuhteet ja muut sisäiset tekijät?

Synteesi

• Kirkastettu visio tilasta viiden vuoden päästä

Olemme tiimi joka

- Kehittää ... mitä?

- Tuottaa palveluja ... mitä?

- Osaa ...mitä?

- Jonka asiakaskuntaa ovat ... ketkä?

- Jonka toimintaa luonnehtii ... mitkä seikat?
(kehitys- ja osaamistaso, koko, asema tutkimus- ja konsultointiyhteisöissä)

Toimintatapojen suunnittelu

Suunniteltavien toimintojen valinta

• Määritetään tiimille kuuluvat tehtävät
• Tarkkaa suunnittelua ei voida tiimittämisvaiheessa tehdä kaikille tehtäville
• Siksi tunnistettava olennaisimmat Mitä toimintoja tarvitaan välittömästi toiminnan aloituksen jälkeen? Mitkä toiminnot ovat tärkeimpiä? Mitkä ovat uusia toimintoja, joita ei ole ollut vanhassa organisoitumismuodossa? (Oli kenties teoriassa, mutta ei käytännössä)
• Valinta tehdään merkkaamalla henkilökohtaiset näkemykset näistä aivoriihessä kalvoille tai fläpeille
  • ! = kiire, tarvitaan pian
  • X = tärkeä
  • U = uusi
• Ennen merkkausta käsitellään vielä lyhyesti toiminnot ja täydennetään listoja tarvittaessa
• Fläpit ohessa

Tiimin sisäiset tehtävät

• Tiimin johtaminen
• Sitouttavat tehtävät
• Osaamisen hallinta
• Toiminnan suunnittelu
• Resurssien käytön suunnittelu ja seuranta
• Projektisuunnittelu
• Projektien toteutus

Tiimin johtaminen

Kokonaisuus	Tehtäviä
Edushenkilön / vetäjän valinta	Miten sovitaan, miten valtuutetaan? Miten vaihdetaan tarvittaessa? Varahenkilön valinta
Edushenkilön / vetäjän tehtävät ja vastuut	Tehtävien määrittelyprosessi
Muiden jäsenten roolit	Kaikkien jäsenten perusroolin määrittely Yhteyshenkilö-roolit erityisasioissa
Henkilöjohtaminen, leadership	Jäsenten ohjaus, tuki ja valmentaminen
Osaamisen johtaminen ja hallinta	(Ks. oma kalvo)
Demokraattiset periaatteet	Päätöksentekoprosessit Vaikutusmahdollisuuksien tarjoaminen ja varmistaminen
Kokoukset	Kokousperiaatteet Kokoonkutsuminen
Sisäinen viestintä	Viestintätavat

Sitouttavat tehtävät

Kokonaisuus	Tehtäviä
Yhteisten tavoitteiden luominen ja kokeminen	Yhteinen tavoitemäärittely Tehtävien, kohteiden jäsennys
Yhteisöllisyyden, me-hengen luominen	Rooli tiimissä Kannustaminen, tukeminen Muodollinen palkitseminen tiimin sisällä Ongelmien käsittely "Tiimipäivät" Vapaa-ajan toiminta
Henkilökohtainen vastuu	Vastuiden jakaminen ja määrittely Tehtäviin asettaminen
Tulostavoitteet	Tulostavoitteiden määrittely
Tiimin rooli organisaatiossa	Roolin määrittely

Osaamisen hallinta

Kokonaisuus	Tehtäviä
Toiminta-ajatus	Oman toiminta-ajatuksen määrittely
Osaamistarpeet	Osallistuminen organisaation strategiseen suunnitteluun Osaamisstrategian määrittely Osaamiskartoitus Tulevaisuuden tarpeiden osaamistarvekartoitus
Osaamisen varmistaminen	Perehdytys ja työnopastus Osaamiskriteerit tehtäville, osaamisen mittaaminen
Osaamisen kehittäminen	Koulutussuunnitelmat Kehittämissuunnitelmat Osaamisen jakaminen Innovaatioiden siirtäminen Ks. myös Projektien suunnittelu
Osaaminen ulkoistaminen tiimistä	Osaamisen välineistäminen Julkaisutoiminta

Toiminnan suunnittelu

Kokonaisuus	Tehtäviä
Tavoitteiden määrittely	Strategiasuunnitteluun osallistuminen Strategian konkretisointi Toiminta-ajatuksen päivittäminen Tulostavoitteiden määrittely
Projektisuunnittelu	Projektien ideointi Projektien suunnittelu
Palvelutoiminnan suunnittelu	Palvelutuotteiden valinta Palvelu-liiketoiminnan suunnittelu
Yhteistyö muiden kanssa	Yhteistyöverkostojen ylläpito Muiden projektien seuranta ja hakeutuminen muiden projekteihin
Tiimin toiminnan ja tarjonnan tekeminen näkyväksi	Tiimin toiminnan ja osaamisen esittelyt
Sisäinen laadunvarmistus	Laadunvarmistustoimintojen suunnittelu

Resurssien käytön suunnittelu ja seuranta

Kokonaisuus	Tehtäviä
Seuranta	Eri tehtävien kuormituksen ja resurssien käytön seuranta ja ennakointi Toteutumien analysointi - projektien ja toiminnan arviointi Ylikuormittumisen estäminen
Henkilöiden tehtävät	Vastuuhenkilöt Varahenkilöt Tehtäviin ja rooleihin asettaminen Vastuiden määrittely
Yhteiset resurssit	Resurssien käytön pelisäännöt Alihankinnan käyttö

Projektisuunnittelu

Kokonaisuus	Tehtäviä
Tutkimusaluiden määrittely	Toiminta-ajatuksen määrittely Strategiaprosessi
Projektien ideointi	Asiakaskentän tulevien tarpeiden seuranta Ideointipalaverit Ideoiden priorisointi ja käsittely Motivaation ja halujen prosessointi
Projektisuunnittelu	Asiakkaiden ja case-projektien hankinta Tekesin ja muiden keskeisten rahoittajien strategian/ohjelmien seuranta Kansainvälisen kentän seuranta (esim. EU-ohjelmat) Projektisuunnittelun prosessi Osaamisen määrittely - tarpeet, resurssit Yhteistyö muiden tahojen kanssa Kokemukset muista ja aiemmista hankkeista mukaan suunnitteluun
Projektitoiminnan hallinta	Projektisalkun ylläpito Vastuu projektien aikataulutuksesta resurssien puitteissa
Yhteistyö	Yhteistoiminnan kehittäminen muiden tahojen kanssa

Projektien toteutus

Kokonaisuus	Tehtäviä
Johtaminen ja koordinointi	Aikataulu Resurssit (hlö- ja muut) Roolimäärittely Johto Sisäinen ja ulkoinen yhteistyö Verkostoituminen Vastuu projektin taloudesta Vastuu projektin laadusta
Tutkimus- ja kehittämistyö	Toteutus käytännössä Tiimin toiminta tukiryhmänä
Tulosten ulkoistaminen ja muu viestintä	Viestintä projektin olemassaolosta Raportointi WWW-sivut Tiedotus Tuotteistus
Projektista oppiminen	Projektien arviointi

Tehtäviä, joiden toteutus eri organisaatiotasoilla ei ole selvä

• Tutkimusstrategia
• Markkinointi
• Palvelutoiminta
• Tuotteistus

Tutkimusstrategia

Kokonaisuus	Tehtäviä
Perusstrategian suunnittelu	Toiminta-alueen tulevien tarpeiden selvittäminen Tiimin toiminta-ajatuksen ja vision määrittäminen Alueen ja ryhmän strategiseen suunnitteluun osallistuminen Huolehtiminen kansallisesti tärkeistä erikoisosaamisalueista Toimintaympäristön muutosten seuranta ja analysointi Strategian sisällön konkretisointi
Strategian ylläpito	Strategian päivittäminen
Strategian toteutus	Taktiikat ym. strategian toteutumiseen => Ks. projektisuunnittelu

Markkinointi

Kokonaisuus	Tehtäviä
Markkinointipolitiikka	Tiimin näkyvyyden hallinta Imagon suunnittelu
Markkinoinnin johtaminen	Vastuiden määrittely
Valmiuksien luominen	Myyntikoulutus
Asiakkaiden hallinta	Asiakasanalyysit Avainasiakkuuksien hallinta Yrityskäynnit
Tiedottaminen	Yhteydenpito tiedotusvälineisiin
Integrointi muuhun toimintaan	Tuki hankevalmistelulle
Organisaation markkinoinnin tukeminen	Substanssin tuottaminen markkinointiorganisaatiolle Osallistuminen markkinointiryhmän toimintaan
Markkinointi- ja viestintä-aineiston tuottaminen	Esitteet Julkaisut WWW-sivut
Tilaisuudet	Seminaarit Messut/näyttelyt Lehdistötiedotteet

Palvelutoiminta

Kokonaisuus	Tehtäviä
Liiketoiminnan johtamien	Tavoitteet Johtaminen
Tuotteiden valinta, määrittely ja suunnittelu	Tuotteistus Sisältö Hinnoittelu Laadunhallinta Palveluorganisaatio
Palvelujen markkinointi	=> Ks. Markkinointi
Palveluprosessi	Toimintamalli työn vastaanottoon ja läpiviemiseen ja asiakkaan jälkihoitoon Asiakaspalvelun laatu, pehmeät arvot, ongelmatilanteiden ratkaisu
Alinhankinta	Alihankkijoiden valinta Alihankkijoiden käyttö
Palvelutoiminnan kehittäminen	Palvelutuotteiden kehittäminen ja ylläpito Yhteydenpito (asiakkaat, alihankkijat, sidosryhmät) Tuotteista luopuminen

Tuotteistus

Kokonaisuus	Tehtäviä
Tuotteistuksen johtaminen	Vastuut/tuoteyhdyshenkilöt
Päätökset tuotteista	Tavoitteet
Tuotteen määrittely	Liiketoiminnan tavoitteet Tuotesisällön määrittäminen: mikä sisältö, kenelle, miksi Hinnoittelu Palveluprosessin suunnittelu, ml. palveluorganisaatio Osaamiskartoitus Laadun suunnittelu Tuotteistusprosessi
Tuotteen tukiaineisto	Esitteiden laatiminen Ohjeet tuottajille
Tuotteen liiketoiminta	Lanseeraus: ajoitus, keinot Alihankinta, verkottuminen Liiketoiminnan seuranta Laatujärjestelmän asettamien kriteerien jatkuva valvonta Asiakastyytyväisyyden seuranta
Tuotteiston hallinta	Tuoteperheen ylläpito Tuotteiden edelleenkehitys Tuotteista luopuminen

Yksittäisen tehtävän / toiminnon suunnittelu

• Tehtävä: ___________________________

• Tarpeet ja tavoitteet:

• Tulokset:

• Toteutustapa (prosessi)
  • Kuka
  • Koska
  • Kenelle, mille
  • Miten
  • Millä pelisäännöillä
  • Millä välineillä
  • Millaista yhteistyötä

• Miten varmistetaan osaaminen